El blog de Juan

Llevar una tienda online puede parecer sencillo, pero a medida que vas creciendo, empiezas a encontrar problemas nuevos que antes ignorabas.

Os dejo alguno de las áreas en las que teneís que volcar todo vuestro esfuerzo para que estén controladas.

Gestión de Cobros

Puede parecer una tonteria, pero la mayoría de las tiendas pierden algo dinero en lo cobros, pero claro, depende de la forma de pago que acepteis.

Cobro con tarjeta. Las pasarelas de pago pueden hacer cosas extrañas, de vez en cuando pueden aparecer cargos que se anulan automáticamente, pueden aparecer errores puntuales, perdida de decimales, etc.. Hay que revisar constantemente que la liquidación del banco corresponde con nuestro registro de ventas, y que las comisiones están bien aplicadas.

Reembolso. A parte de los pedidos que nos puedan devolver los clientes, existe la posibilidad de que la empresa de transportes cometa un fallo con el importe. ¿Estamos revisando todas las liquidaciones de la empresa de transporte?

Transferencia. La transferencia puede parecer el método más seguro, sobre todo si enviamos después de recibir el dinero, pero siempre hay excepciones. Un ingreso en cuenta, incluso una transferencia entre el mismo banco se puede anular en el transcurso del día, ya me ha ocurrido varias veces. Pero incluso hay condiciones, en las que un ingreso es anulado días más tarde, tenemos que llevar un control total sobre la cuenta de banco que utilizamos para los ingresos, aconsejo tener sólo una, de esa forma, podemos llevar un control exhaustivo. A parte de esto, nos encontramos algunas veces con clientes que no indican el número de pedido, y el nombre no coincide, sólo el importe, al principio, nos guiabamos por el importe, pero esto nos ocasionó muchos problemas, clientes que han pagado más, o han pagado menos para redondear, clientes que han pagado un importe equivocado, etc..

Gestión de Pagos

A parte de controlar los ingresos, tenemos que controlar los pagos, aunque la forma más facil sería controlar los pagos factura a factura, algunas veces, debido a la falta de stock del proveedor, a la ampliación de un pedido, a una modificación, etc.. las facturas y los pagos no coinciden, dando lugar a un descontrol, que en épocas de mucho trabajo nos puede llevar a pagar de más, de menos, a pagar una factura dos veces, etc..

A parte de eso, algunos proveedore, en Agosto, te pasan “facturas equivocadas”, para ver si “cuelan”, es una forma de coger dinero en un mes donde no hay ingresos.

Lo mejor, es llevar un doble control, por un lado, control a nivel de factura, y por otro lado sumando las facturas y los pagos, los totales deben coincidir.

Gestión de Stock

El control de stock, es la parte más compleja, y quizás la mas importante de una tienda online. Aunque mucha gente, piensa que el control de stock, es tener un listado de las existencias, hay mucho más de lo que imagináis.

Coste de almacenamiento. ¿Cuanto nos cuesta almacenar un producto? Es relativamente sencillo, ¿cuanto pagamos por el almacén?¿Cuanta mercancía cabe?¿Cuanto tiempo lleva en el almacén? Si hacemos el cálculo nos podemos llevar alguna que otra sorpresa, por ejemplo, es mucho más rentable trabajar con mercancía pequeñas, DVDs, Juegos, Libros, etc… que con cajas grandes, como electrodomésticos.

Deterioro de los productos. Algunos productos se deterioran en el almacén, por ejemplo, si tenemos artículos con pilas, pueden que estas se agoten.

Cambios en el precio de coste. El precio de coste de un producto puede cambiar, pero ¿que pasa con los productos que ya tenemos? Lo más sencillo es hacer una media ponderada del precio de coste y volver a calcular el precio de venta. Pero el problema viene cuando nos cambian el precio de coste sin avisar. Debemos revisar cada factura que recibimos, controlando el precio de coste del producto, y comparándolo con los anteriores.

¿Tenemos el almacén organizado? Esta claro, que para poder ofrecer un servicio de entrega en 24h es necesario disponer de un almacén organizado, pero ¿Cuanto nos cuesta organizarlo? Pregunta tonta, pero en mi caso, me resultó muy útil calcularlo. Al principio tenía un almacén pequeño, pero barato, con acceso para descargar camiones un poco difícil, pero barato. Después de hacer unos cálculos, encontré que me estaba costando más la descarga de mercancía y ordenación, que el propio almacén. Esto nos llevó a alquilar un almacén mucho más grande, mas caro, pero con unos costes de ordenación mucho más bajos.

Compras

Cuidado con las ofertas y descuentos. Muchos proveedores ofrecen descuentos por volúmen, estos decuentos son necesarios para poder ser competitivos, así mismo, muchas veces nos ofrecen liquidaciones de artículos, ofertas puntuales, etc..

Tenemos que analizar muy bien la operación, por que al final, podemos estar perdiendo dinero. ¿Cuanto tiempo vamos a tardar en vender esa mercancía?¿Tenemos liquidez suficiente para la operación?¿Estamos seguros de que vamos a vender la mercancía?

Uno de los fallos más comunes es dedicar nuestro fondo de maniobra adquirir estos productos, y cuando queremos comprar mercencía que realmente nos hace falta, no tenemos dinero, y tenemos que pedir un prestamo o póliza. Al final… nos sale más cara la operación.

¿Pocos pedidos grandes o muchos pedidos pequeños?

Al principio me pareció mucho más sencillo hacer grandes pedidos a los proveedores, por un lado ofrecían más descuentos, mejores condiciones de pago, y sobre todo, menos gastos de gestión, no es lo mismo controlar una factura, que 100.

Pero con el tiempo, te vas dando cuenta, que para determinados artículos, es mucho mejor hacer muchos pedidos pequeños, aunque esto suponga menos descuentos y peores condiciones de pago.

Uno de los problemas de hacer grandes pedidos, es la recepción del pedido, los preveedores, te dan 24 horas para revisar que toda la mercancía viene bien. Si recibes un pedido de un camión completo, es imposible revisar todo en 24 horas, dando lugar a mercancía defectuosa, mayores costes de ordenación, perdida de mercancia,etc..

Por otro lado, muchos pedidos pequeños, nos exige un control de gestión mayor, un control de stock que nos permita obtener una previsión de pedidos, y sobre todo un proveedor, que tenga mercancía durante todo el año.

Durante mucho tiempo he creido que la tecnología marca la diferencia, mientras muchos otros piensan que la tecnología es un mero instrumento, y no puede ser la base de una empresa.

Hace poco me he leido un libro sobre la historía de Amazon.com y me alegré bastante de ver que no soy el único en pensar que la tecnología es fundamental.

Amazon es tecnología, desde el primer día, fué tecnología, y su gran fortaleza ha sido y será la tecnología detrás de su tienda.

Pero veamos un poco la tecnología de Amazon….

Rendimiento/Capacidad

Amazon se desarrollo desde el principio con el objetivo de ser escalable, cuando abrieron por primera vez, tenían que actualizar diariamente un catálogo de 2 millones de libros.

A parte de su capacidad, tenía que tener el rendimiento suficiente para que las consultas de los clientes fueran rápidas, con expertos en matemáticas y base de datos, consiguieron optimizar el sistema para proporcionar al cliente tiempos record de búsquedas y pro su puesto buenos resultados.

Atención al cliente

Jezz Bezos estaba obsesionado con la atención al cliente, quería proporcional al cliente, la misma atención que se le puede proporcionar en unta tienda tradicional.

La tecnología tenía que ser capaz de proporcionar esa atención al cliente de forma automática, y con ayuda de las matemáticas y la inteligencia artificial, Amazon es capaz de recomendar a los clientes productos, proporcionar a cada cliente una página de inicio diferente, ofrecer recondemaciones con un alto grado de acierto, etc…

Reducción de Costes

Se estima, que el software utilizado en el Backoffice logró reducir los costes en un 20%, estamos hablando de muchos millones de dolares al año.

En mi opinión, todo proceso es mejorable gracias a la tecnología, y por tanto, la reducción de costes y aumento de productividad está ahí…..